Условия и порядок оформления документов на ремонт техники
Инструкция определяет условия и порядок оформления документов на ремонт средств вычислительной техники, оргтехники, телефонов, факсов, далее техники, структурных подразделений в СГУ имени Н.Г. Чернышевского.
Ремонт техники осуществляет сервисный центр организации, с которой СГУ заключил договор на сервисное обслуживание.
Для передачи техники в сервисный центр следует выполнить следующие действия:
- Обратиться в ПРЦНИТ и получить обоснованное заключение о необходимости передачи техники в сервисный центр для ремонта.
- Заполнить бланк заявки на ремонт в следующем порядке.
Заполнить поля таблицы заявки:
- Внести название и инвентарный номер техники, в случае отсутствия инвентарного номера - заводской номер.
- В поле таблицы «Описание недостатка/проблемы» вписать причину поломки из акта, полученного в ПРЦНИТе.
Далее, в соответствующей строке указать фамилию, имя, отчество контактного лица, номер его телефона и/или электронный адрес для быстрой связи в дальнейшем.
- Подписать заявку у руководителя своего подразделения.
- Завизировать заявку у проректора по экономике Новиковой Ирины Леонидовны (Х корпус СГУ, ком. 304).
- Оформленную таким образом заявку на ремонт и обоснование отдать заместителю начальника УЦИТ Иванову Валерию Александровичу (IX корпус, ком. 109).
Исполнителем, ответственным за связь с менеджером сервисного центра является сотрудник УЦИТ. В настоящее время это техник-программист Харитонов Н.С. (тел. 210-673).
В ее обязанности входит выполнение следующих работ:
- связываться с менеджером сервисного центра и сообщать ему всю необходимую информацию по требуемому ремонту техники, передавать сведения по контактному лицу, указанными в заявках подразделений.
- получать от менеджера сервисного центра акты выполненных работ и общий счёт на ремонт техники, отправленной от подразделений СГУ за прошедший период (как правило, календарный месяц).
- Составлять расшифровку счёта и оформление документов на оплату за прошедший период.
- Консультировать подразделения.
- После того, как информация будет передана ответственным по УЦИТ, менеджер сервисного центра должен связаться с контактным лицом подразделения по телефону и договориться о времени и месте передачи техники для ремонта в сервисный центр. Доставка в/из сервисного центра производится бесплатно, за счет сервисного центра; вынос техники из/в корпус должна осуществляться силами подразделения СГУ.
- Водитель сервисного центра приедет в условленное место и заберет технику, которую контактное лицо своими силами вынесет из учебного корпуса к месту передачи техники для ремонта.
При этом контактное лицо должен забрать у водителя наряд-заказ, предварительно составленный менеджером сервисного центра на основании сведений, предоставленных ответственным сотрудником УЦИТ.
Наряд-заказ должен быть передан в УЦИТ (IX корпус, ком. 109).
- Техника доставляется в сервисный центр, где происходит первичная диагностика и оценка предстоящих работ.
- Менеджер сервисного центра должен связаться с контактным лицом и сообщить результаты диагностики и предполагаемые стоимость и сроки проведения работ.
В случае, если предложенные условия ремонта в силу каких-либо причин не устраивают подразделение, контактное лицо подразделения сообщает менеджеру об отказе от ремонта. В этом случае техника возвращается в подразделение и доставляется к месту возврата в заранее оговоренное место и время.
В противном случае сервисный центр производит ремонт и возвращает технику в подразделение в назначенное место и время.
- По истечении условленного периода (как правило, календарного месяца) менеджер сервисного центра составляет общий счёт и акты выполненных работ на ремонт университетской техники за прошедший период и отправляет его сотруднику ВЦ, ответственному за обслуживание техники.
- Сотрудник УЦИТ составляет расшифровку счёта и оформляет документы на оплату. Оплата средств производится из соответствующей статьи в конце месяца, в котором техника ремонтировалась.
- При наличии претензий по выполненным работам обращаться в УЦИТ, по телефону 210-673 к Харитонову Никите Сергеевичу.
- В течение месяца по заявкам отдельного подразделения может быть отремонтирована одна единица техники.
